Generale College voor de Behandeling van Beheerszaken
Richtlijn Begroting en Jaarverslaggeving PKN.
Deze richtlijn is door het Generale college voor de behandeling van beheerszaken GCBB) vastgesteld in zijn vergadering d.d. 29 mei 2024.
Wijzigingen ten opzichte van de vorige richtlijn versie boekjaar 2022:
Reikwijdte en achtergrond
Deze richtlijn heeft betrekking op de begroting en de jaarverslaggeving van alle plaatselijke gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland (hierna PKN), diaconieën van de PKN en annexe stichtingen, ongeacht hun balanstotaal, het totaal van de baten of het aantal werknemers.
In Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, artikel 2, lid 1, staat: Kerkgenootschappen, en ook hun zelfstandige onderdelen en lichamen waarin ze zijn verenigd, bezitten rechtspersoonlijkheid. Lid 2 stelt onder meer: Zij worden geregeerd door hun eigen statuut.
Volgens artikel 1 van de Generale Regeling Vermogensrechtelijke Aangelegenheden zijn gemeenten en diaconieën gehouden de modellen van het Generale College voor de Behandeling van Beheerszaken (hierna: GCBB) te volgen.
Op het plaatselijke niveau van de PKN zijn er minimaal twee rechtspersonen. De gemeente en de diaconie van de gemeente. De gemeente wordt beheerd door het College van Kerkrentmeesters. De diaconie wordt beheerd door het College van Diakenen.
In de jaarverslaggeving van de rechtspersoon moeten alle activiteiten en activa en passiva worden meegenomen. Bijvoorbeeld als er aparte bankrekeningen zijn voor commissies, dan moeten deze ook meegenomen worden. Hetzelfde geldt bij gemeenten met een Algemene Kerkenraad met wijkkerkenraden. De gelden van de wijken zijn een integraal onderdeel van de rechtspersoon en moeten worden verantwoord.
Qua governance is de (Algemene) Kerkenraad het hoogste orgaan van een gemeente. Het College van Kerkrentmeesters en het College van Diakenen doen verslag over het verslagjaar. De (Algemene) Kerkenraad stelt de verslagen vast. Deze verantwoordelijkheid van de Kerkenraad wordt duidelijk gemaakt door het tekenen van de verantwoordingsverklaring (zie FRIS verklaringen kerkenraad) door preses en scriba van de (Algemene) Kerkenraad.
Aanleiding en rechtsgrond richtlijn
Met ingang van 1 mei 2018 is het GCBB in het leven geroepen. Het College kan richtlijnen geven en modellen voorschrijven voor jaarrekeningen van gemeenten en diaconieën en kerkelijke stichtingen. De eerste versie van deze richtlijn is vastgesteld in de vergadering van het GCBB van 30 oktober 2018 en gold met ingang van het boekjaar 2019. Daarna zijn er voor deze aanpassing vanaf boekjaar 2024 in de afgelopen jaren enkele aanpassingen geweest.
De achtergrond voor een dergelijke specifieke richtlijn is gelegen in de volgende argumenten:
Totstandkoming begroting en jaarrekening en het inleveren van deze stukken bij de Classicale Colleges voor de Behandeling van Beheerszaken (hierna: CCBB’s)
Volgens ordinantie 11.7.1 dient een gemeente/diaconie de begroting en de jaarrekening tijdig in te leveren bij de CCBB’s.
Deze richtlijn schrijft voor om dit digitaal te doen. U dient daarvoor vanaf de begroting 2019 gebruik te maken van het automatiseringssysteem FRIS (Financieel Rapportage en Informatie Systeem).
Het verslagjaar is gelijk aan het kalenderjaar. Gebroken boekjaren zijn niet toegestaan. De jaarrekening dient altijd te worden opgesteld na resultaatverdeling. De post Onverdeeld resultaat is daarom niet toegestaan.
Voor gemeenten en diaconieën met een begraafplaats geldt aanvullend op deze richtlijn, de richtlijn administratie en financieel overzicht begraafplaats.
Commentaar op deze richtlijn
Deze richtlijn is zorgvuldig tot stand gekomen, maar het kan altijd zo zijn dat u in uw praktijk tegen zaken aanloopt die of niet in deze richtlijn zijn behandeld, of andere problemen geven. In dat geval ontvangt het GCBB graag uw commentaar en aanbevelingen. Uw commentaar of aanbevelingen kunt u mailen naar gcbb@protestantsekerk.nl. Deze zullen dan behandeld worden door het GCBB en zo nodig leiden tot het aanpassen van de richtlijn voor het volgende verslagjaar. Ook nieuwe wetgeving kan leiden tot aanpassingen. Het GCBB streeft er naar deze wijzigingen steeds tijdig voor aanvang van het nieuwe verslagjaar bekend te maken.
Deze richtlijn kan worden aangehaald als de Richtlijn Begroting en Jaarverslaggeving PKN.
A. Inhoud jaarverslaggeving
De jaarverslaggeving bestaat uit de volgende onderdelen:
A1 Bestuursverslag
A2 De jaarrekening
A3 Verklaringen
B. Verwerking en waardering van posten in de jaarrekening
B.1 Criteria voor vermelding
Het is niet toegestaan om in de jaarrekening activa en passiva of baten en lasten tegen elkaar te laten wegvallen. Anders gezegd, salderen is niet toegestaan. Dit geldt dus ook voor de ontvangen gelden die worden doorgestort aan derden. Deze worden zowel bij de baten als bij de lasten vermeld.
Voor de balans geldt dat als een post groter is dan 5% van de balanstelling of groter is dan 10% van de rubriek waartoe hij behoort, er wordt aanbevolen de post afzonderlijk te vermelden. Voor de staat van baten en lasten gelden dezelfde percentages ten opzichte van het totaal van de lasten, respectievelijk de rubriek waartoe de post behoort.
B.2 Prijsgrondslagen
De verkrijgingsprijs van een actief is de prijs waartegen het is verworven. Dit is de inkoopprijs/ verwervingsprijs inclusief de bijkomende kosten.
Onder actuele waarde wordt verstaan de waarde die is gebaseerd op actuele marktprijzen of de waarde die gebaseerd is op gegevens die op de datum van waardering geacht kunnen worden relevant te zijn voor de waarde. In deze richtlijn worden specifieke voorschriften gegeven op welke wijze de actuele waarde bepaald wordt.
In deze richtlijn wordt als prijsgrondslag altijd de verkrijgingsprijs gehanteerd, tenzij voor specifieke posten expliciet een andere prijsgrondslag wordt voorgeschreven of is toegestaan. toegestaan.
B.3 Discontinuïteit en gerede twijfel van continuïteit
Bij de waardering van activa en passiva wordt uitgegaan van de veronderstelling dat de werkzaamheden van de gemeente, diaconie of stichting worden voortgezet. Zodra deze veronderstelling niet meer geldt, moeten alle activa en passiva worden gewaardeerd op de realiseerbare waarde.
De realiseerbare waarde is de hoogste van de opbrengstwaarde en de bedrijfswaarde. De opbrengstwaarde is de meest voor de hand liggende waarde. De beste indicatie voor de opbrengstwaarde van een actief is de prijs vastgesteld in een bindende verkoopovereenkomst. Als er geen verkoopovereenkomst is, dan is de opbrengstwaarde gelijk aan de marktprijs minus de kosten van het afstoten.
B.4 Grondslagen voor bepaling van het resultaat
Volgens het hoofdstuk Eigen vermogen worden alle vermogensmutaties in de staat van baten en lasten verantwoord, tenzij op grond van deze richtlijn rechtstreeks in het eigen vermogen mag worden gemuteerd.
De gevolgen van transacties en andere gebeurtenissen worden verwerkt wanneer ze zich voordoen (en niet wanneer geldmiddelen worden ontvangen of betaald) en worden in de jaarrekening verwerkt in de periode waarop ze betrekking hebben. Dit wordt het toerekening beginsel genoemd.
De lasten worden toegerekend aan de periode waarin ook de bijbehorende baten worden verantwoord. Dit is het matching principe.
B.5 Stelselwijzigingen
Deze richtlijn schrijft in principe een stelsel voor. Bij wijziging van deze richtlijn ten opzichte van de richtlijn van het vorige boekjaar kan er sprake zijn van een stelselwijziging.
De verwerking vindt met terugwerkende kracht plaats. Dit betekent:
De vergelijkende cijfers kunnen in FRIS niet worden aangepast. Ook kan in FRIS, behoudens ongerealiseerde herwaarderingen en ongerealiseerde koersresultaten, niet rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De verwerking van een stelselwijziging in FRIS dient plaats te vinden via de incidentele baten en lasten. Als het een ongerealiseerde herwaardering of ongerealiseerd koersverschil betreft, worden deze, wanneer ze als mutatie worden toegevoegd aan de reserves herwaardering c.q. reserves koersverschillen, rechtstreeks verwerkt in het vermogen. Stelselwijzigingen worden verwerkt via C. en via D als het effect van de stelselwijziging neerslaat in de algemene reserve. De reden en het effect van de stelselwijziging moet worden toegelicht in de waarderingsgrondslagen of in het bestuursverslag.
B.6 Gebeurtenissen na balansdatum
Bij gebeurtenissen na balansdatum gaat het om gebeurtenissen die plaatsvinden tussen de balansdatum en het moment van vaststellen van de jaarverslaggeving. Een dergelijke gebeurtenis moet vermeld worden in de toelichting als die gebeurtenis onontbeerlijk is voor het inzicht. Als de gemeente bijvoorbeeld een gebouw heeft verkocht in maart van het nieuwe boekjaar, dan dient dit feit onder het kopje ‘gebeurtenissen na balansdatum’ te worden vermeld.
B.7 Openbaarmaking
Zoals in de kerkorde voorgeschreven dient zowel de begroting als de jaarrekening ter inzage te liggen voor de leden. Daarnaast schrijven de ANBI-richtlijnen voor kerkgenootschappen voor dat een verkorte staat van baten en lasten wordt gepubliceerd op de website van de gemeente. Deze verkorte staat moet voor 1 juli volgend op het verslagjaar op de website staan.
C. Jaarrekening
C.1.1 Materiële vaste activa
Materiële vaste activa zijn activa;
De boekwaarde is het bedrag waarvoor het actief op de balans is opgenomen.
Afschrijving is de systematische allocatie van de waardedaling van het actief over zijn economische levensduur. De gehanteerde afschrijvingspercentages kunnen worden vermeld in de toelichting op de balans.
De kostprijs is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van een actief die wordt betaald, of de reële waarde van een andere vergoeding die wordt verstrekt ter verkrijging of vervanging van een actief.
De Materiële vaste activa bestaan uit de volgende categorieën: Kerkelijke activa:
Vastgoedbeleggingen en (landbouw)gronden zijn onroerende zaken die worden aangehouden of worden ontwikkeld om huuropbrengsten of waardestijging of beide te realiseren, niet voor de primaire activiteiten van de kerk.
Waardering materiële vaste activa.
De waardering van de kerkgebouwen, van installaties en inventaris vindt plaats op basis van de kostprijs verminderd met cumulatieve afschrijvingen. De minimale boekwaarde van deze activa is 1 euro. De periodieke afschrijvingskosten daarvan worden verwerkt in de staat van baten en lasten.
Alle overige materiële vaste activa worden gewaardeerd op actuele waarde, tenzij de aanschafwaarde hoger is dan de actuele waarde.
Actuele waarde
De actuele waarde is voor alle materiële vaste activa, niet zijnde kerkgebouwen en installaties en inventaris, de reële waarde. De reële waarde stelt deze richtlijn voor panden op de WOZ-waarde, zoals deze blijkt uit de belastingaanslag van het desbetreffende boekjaar (bijvoorbeeld in de jaarrekening 2024 wordt de WOZ- aanslag 2024 gebruikt waarop de waarde peildatum van 1 januari 2023 is vermeld).
Voor landbouwgronden geldt als hoofdregel dat waardering plaatsvindt op basis van 60 % van de fiscale waarde, zoals jaarlijks bekend gemaakt wordt door de Belastingdienst (waardering verpachte gronden in Box 3), ongeacht de resterende looptijd van het pachtcontract.
Uitzondering op deze hoofdregel zijn de zogenaamde beklemmingen of eeuwigdurende contracten. Deze mogen worden gewaardeerd op € 1. Aan gemeenten/diaconieën met meer dan 50 % reguliere pacht van het totale bestand aan landbouwgronden, kan het CCBB toestaan de betreffende reguliere pacht te waarderen op minimaal 40 % van de genoemde fiscale waarde. Hiertoe moet dan wel vooraf een verzoek worden ingediend bij het CCBB.
Winsten en verliezen die ontstaan door een wijziging in de reële waarde, worden verwerkt in het eigen vermogen in de periode waarin de wijziging zich voordoet. Het bedrag van de herwaardering moet, afhankelijk van een niet-kerkelijk of kerkelijk actief, worden toegevoegd of onttrokken aan de herwaarderingsreserves.
De herwaardering wordt per actief bepaald en zichtbaar gemaakt in FRIS. De herwaarderingsreserve per actief mag niet negatief zijn. Als de herwaarderingsreserve door een waardevermindering negatief wordt, wordt het negatieve bedrag zichtbaar onder de incidentele baten en lasten, waardoor de herwaarderingsreserve van dit actief nul wordt.
Een onttrekking ten gevolge van een verkoop of een desinvestering van een actief wordt rechtstreeks toegevoegd aan de Algemene reserve. De vrijval wordt verwerkt als onttrekking op de herwaarderingsreserve bij verkoop/desinvestering en komt dan rechtstreeks in de algemene reserve. Op materiële vaste activa gewaardeerd op actuele waarde vindt geen afschrijving plaats. De periodieke afschrijvingskosten van de kerkgebouwen worden verwerkt in de staat van baten en lasten.
Onderhoudsvoorziening
De kosten van groot onderhoud worden verwerkt via een onderhoudsvoorziening. Daartoe wordt een onderhoudsplan opgesteld en periodiek bijgesteld. De (jaarlijkse) toevoeging aan de voorziening wordt bepaald aan de hand van het in een onderhoudsplan geschatte bedrag van het groot onderhoud en de periode die telkens tussen de werkzaamheden voor groot onderhoud verloopt. Deze dotatie wordt verantwoord als dotatie aan onderhoudsvoorzieningen. De uitgaven aan groot onderhoud gaan ten laste van de onderhoudsvoorziening. Als de kosten voor groot onderhoud op het onderhoudsmoment uitgaan boven de boekwaarde van de voorziening, worden de meerkosten verwerkt in de staat van baten en lasten. Bij de bepaling van de dotatie groot onderhoud wordt rekening gehouden met de ontvangen overheidssubsidies (BRIM, SIM). De onderhoudsvoorziening heeft het karakter van een kostenegalisatievoorziening. De dotatie is daardoor, afgezien van inflatie, stabiel. Het is daarom niet toegestaan om de dotatie afhankelijk te maken van het resultaat.
C.1.2. Bijdragen fondsen en acties gemeente
Bij bepaalde investeringen in gebouwen of bijvoorbeeld het orgel, worden er vaak bijdragen ontvangen, dragen fondsen bij voor dat doel en worden er ook acties in de gemeente gehouden om de betreffende aanschaf, verbouwing of restauratie mogelijk te maken. Tot het moment van gereedkomen van een dergelijke investering worden de ontvangen giften, opbrengsten uit acties via onderdeel B van de staat van baten en lasten, als incidentele baten verwerkt en in onderdeel C gemuteerd in een bestemmingsfonds (omdat de beperking is aangebracht door de externe gever). Bij het gereedkomen van de investering wordt de extra last als extra afschrijving in onderdeel B verwerkt en wordt de vrijval van het bestemmingsfonds of -reserve in onderdeel C verwerkt. Zie voor de indeling van de staat van baten en lasten hoofdstuk D.1
C.1.3. Buitengebruikstelling of desinvestering
Als de materiële vaste activa buiten gebruik worden gesteld, worden de activa gewaardeerd tegen boekwaarde of lagere opbrengstwaarde. Of, onder toepassing van een incidentele herwaardering, tegen hogere opbrengstwaarde, indien besloten is de materiële vaste activa te verkopen. De incidentele herwaardering wordt verwerkt in een herwaarderingsreserve.
C.1.4. Toelichting
De waarderingsgrondslagen worden toegelicht. Als toelichting wordt bij de materiële vaste activa de verzekerde waarde vermeld.
C2. Financiële vaste activa
Onder de financiële vaste activa vallen stichtingen waar de rechtspersoon de overwegende zeggenschap heeft, en overige vorderingen die duurzaam worden aangehouden, zoals uitgegeven leningen.
De stichtingen waarin de rechtspersoon de overwegende zeggenschap heeft (meerderheid in het bestuur of zeggenschap via statutaire bepalingen) en annexe stichtingen worden in de toelichting vermeld met de naam, vestigingsplaats en doelstelling van de stichting. Als de Kerkenraad de jaarrekening van een dergelijke stichting moet goedkeuren, wordt vermeld wanneer de laatst bekende jaarrekening is goedgekeurd.
Wanneer in een dergelijke stichting (overwegende zeggenschap van de gemeente of diaconie) een begraafplaats is ondergebracht, moet de jaarrekening van deze stichting tegelijkertijd met de jaarrekening van de gemeente/diaconie worden vastgesteld en tegelijkertijd met de jaarrekening van de gemeente/diaconie aan het CCBB worden toegezonden.
Beleggingen, behalve vastgoedbeleggingen en landerijen, worden beschouwd als vlottende activa. Spaarcontracten en deposito’s die voor langere tijd vaststaan, kunnen worden gezien als financiële vaste activa. Uit de omschrijving of als toelichting de ingevulde kolom einddatum dient te blijken tot wanneer deze gelden vaststaan.
De overige financiële vaste activa worden gewaardeerd tegen nominale waarde.
C3. Vorderingen en overlopende activa
De vorderingen en overlopende activa worden gewaardeerd op nominale waarde. Als er bij vorderingen sprake is van een risico op oninbaarheid, wordt er een voorziening voor oninbaarheid gevormd die in mindering komt op de post vorderingen.
C4. Beleggingen in effecten en beleggingsfondsen
Effecten worden gewaardeerd tegen actuele waarde. De verwerking van koersresultaten hangt af van het beleid van de gemeente/diaconie. De hoofdregel is dat mutaties in de niet gerealiseerde koersresultaten worden toegevoegd aan de Reserve koersverschillen. De gerealiseerde koersresultaten worden verantwoord via de incidentele baten en lasten.
Indien de gemeente/ diaconie als beleid heeft om een deel van het ongerealiseerde koersresultaat als bate te nemen wordt dit verantwoord onder de incidentele baten. Een vrijval van de reserve koersverschillen wordt rechtstreeks toegevoegd aan de Algemene reserve
C.5. Eigen Vermogen
De post Eigen vermogen is het overblijvend belang in de activa van een rechtspersoon na aftrek van al zijn vreemd vermogen. Anders gezegd, het eigen vermogen is het totaal van de activa minus de voorzieningen en de lang- en kortlopende schulden.
Binnen het eigen vermogen wordt onderscheid gemaakt in de algemene reserve (inclusief eventuele wijkreserves die apart zichtbaar kunnen worden gemaakt), de bestemmingsreserves, waaronder reserves koersverschillen, de herwaarderingsreserves, en de bestemmingsfondsen.
Bestemmingsreserves zijn het deel van het eigen vermogen dat wordt afgezonderd, omdat daaraan een beperktere bestedingsmogelijkheid is gegeven dan gezien de doelstelling van de rechtspersoon zou zijn toegestaan, waarbij deze beperking door het College is aangebracht.
Reserves koersverschillen en reserves herwaarderingen geven het ongerealiseerde koersresultaat en herwaarderingsresultaat van de nog aanwezige activa aan, mutaties worden rechtstreeks in het eigen vermogen verwerkt. Bij afstoting vindt vrijval plaats naar de Algemene reserve.
Bestemmingsfondsen zijn het deel van het vermogen dat wordt afgezonderd, omdat daaraan een beperktere bestedingsmogelijkheid is gegeven dan gezien de doelstelling van de rechtspersoon zou zijn toegestaan, waarbij deze beperking door derden is aangebracht.
Bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen zijn geen voorzieningen.
Als onderdeel van de resultaatbestemming worden toevoegingen en onttrekkingen aan bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen, behalve de mutaties ten gevolge van ongerealiseerde koersverschillen en herwaarderingen in deel C van de staat van baten en lasten verwerkt. Rechtstreekse boekingen van baten en/of lasten op deze bestemmingsfondsen of -reserves zijn niet toegestaan.
C.6 Verplichtingen/schulden en overlopende passiva
Onder schulden worden verstaan de per balansdatum bestaande en vaststaande verplichtingen van de rechtspersoon die gewoonlijk door betaling worden afgewikkeld. Is de overeengekomen betalingstermijn van een schuld meer dan een jaar, dan is er sprake van een langlopende schuld. De aflossingsverplichting van een langlopende schuld in het komende jaar wordt vermeld onder de kortlopende schulden. Vooruit ontvangen bedragen over baten die ten gunste komen van volgende perioden, worden verantwoord onder overige langlopende schulden (langlopende overlopende passiva). Een voorbeeld van een dergelijke post is vooruit ontvangen pacht. Het vooruit ontvangen bedrag wordt niet afgewikkeld door betalingen, maar wordt als bate toegerekend aan de perioden waarin het onderliggende contract loopt.
Subsidieverplichtingen komen met name bij diaconieën voor. Van een subsidieverplichting is pas sprake, nadat een daartoe bevoegd orgaan een besluit ter zake heeft genomen en dit schriftelijk heeft kenbaar gemaakt aan de ontvanger van de subsidie of gift, zodanig dat er een in rechte afdwingbare verplichting ontstaat.
C.7 Voorzieningen
Onder een voorziening wordt verstaan een onderdeel van het vreemd vermogen waarvan de omvang en/of het moment van afwikkeling onzeker is, maar wel redelijkerwijs te schatten is.
Hieronder vallen de onderhoudsvoorzieningen zoals beschreven in punt C.1 vermeld. Dit betreft een kostenegalisatievoorziening voor groot onderhoud. Voor het vormen van de overige voorzieningen gelden strikte voorwaarden. Als er geen sprake is van een in rechte afdwingbare verplichting, is er sprake van een bestemmingsreserve en niet van een voorziening.
C.8. Niet uit de balans blijkende verplichtingen
Het gaat hier vooral om de meerjarige financiële verplichtingen, zoals de verplichtingen ten gevolge van erfpacht, huur, pacht, garantstellingen, leasing en toegezegde bijdragen aan derden. Deze verplichtingen moeten in het bestuursverslag of in de toelichting worden vermeld.
D. Staat van baten en lasten.
D.1. Staat van baten en lasten model
De staat van baten en lasten bestaat uit vier onderdelen:
Het totaal van A en B geeft het totale resultaat van een verslagjaar aan.
Onderdeel C en D geven de bestemming van dit resultaat aan.
In onderdeel A worden de operationele baten en lasten weergegeven van de kerkelijke en diaconale activiteiten. Dit zijn ook de baten en lasten die normaal gesproken zijn opgenomen in de begroting van het College. Bij de afweging of iets tot de operationele baten en lasten behoort, is ook het beleid van belang. Tot de operationele baten behoren in ieder geval de baten van alle materiële vaste activa, de rentebaten van liquide middelen, de opbrengsten levend geld en subsidies en bijdragen voor operationele lasten. Bij baten uit acties voor investeringen, subsidies en bijdragen aan investeringen ligt het voor de hand deze in onderdeel B te verantwoorden. Conform C.1.1 worden winsten en verliezen die ontstaan door een wijziging in de reële waarde, rechtstreeks verwerkt in het eigen vermogen. Bij waardeveranderingen van beleggingen hangt het af van het beleggingsbeleid. Indien volgens het beleid een deel van het ongerealiseerde beleggingsresultaat als bate wordt genomen, wordt dit verwerkt in onderdeel B Incidentele baten en lasten.
Bij de lasten zijn de lasten gebouwen, de dotatie groot onderhoud, de afschrijvingen, de lasten pastoraat, lasten kerkdiensten, verplichtingen andere organen, salarissen, lasten beheer en de rentelasten en bankkosten in ieder geval onderdeel van de operationele lasten. Dotaties en onttrekkingen aan bestemmingsreserves en -fondsen moeten altijd in onderdeel C worden verantwoord. Een eventuele dotatie of onttrekking aan de reserves koersverschillen of de herwaarderingsreserves worden rechtstreeks in het vermogen verwerkt.
D.2 Opbrengsten uit erfenissen en legaten
De rechtspersoon verwerkt baten uit nalatenschappen in het boekjaar waarin de omvang betrouwbaar kan worden vastgesteld. In ieder geval verwerkt de rechtspersoon voorlopige betalingen in de vorm van voorschotten in het boekjaar waarin ze worden verkregen als baten uit nalatenschappen. Baten uit nalatenschappen worden in onderdeel B verwerkt en niet rechtstreeks in het vermogen.
De omvang van een bate uit nalatenschap kan betrouwbaar worden vastgesteld als op grond van het stadium waarin de afhandeling van de nalatenschap zich bevindt, een betrouwbare schatting van het te ontvangen bedrag kan worden gemaakt. Hiervan is in ieder geval sprake bij ontvangst van de akte van verdeling. Bij de waardering van nalatenschappen houdt de rechtspersoon rekening met eventuele rechten van vruchtgebruik.
D.3 Toelichting op de staat van baten en lasten
Voor de meer gedetailleerde staat van baten en lasten geldt het model zoals opgenomen in FRIS. In de toelichting moeten de belangrijkste verschillen qua baten en lasten in vergelijking tot de begroting en de cijfers van het voorgaande boekjaar toegelicht worden.
D.4 Begraafplaats
Vooral veel kleinere dorpsgemeenten exploiteren een begraafplaats. Voor gemeenten en diaconieën die een begraafplaats bezitten, geldt de Richtlijn administratie en financieel overzicht gemeenten en diaconieën met een begraafplaats. Deze richtlijn geeft voorschriften voor een apart financieel overzicht begraafplaats. Dit overzicht maakt onderdeel uit van de toelichting op de balans en de staat van baten en lasten van de gemeente/ diaconie en wordt bij het indienen als bijlage meegezonden.
Als de begraafplaats is ondergebracht in een aparte (annexe) stichting, dan gelden de bepalingen van dit hoofdstuk ook voor de jaarrekening van die stichting. Ook geldt voor deze (annexe) stichting dezelfde controlebepaling als voor de gemeente/diaconie. De jaarrekening van de annexe stichting moet tegelijkertijd met de jaarrekening van de gemeente/diaconie vastgesteld worden. Dit zodat de Kerkenraad van de gemeente zich bewust is van de verplichtingen tegenover de begraafplaats.
De balanspost reserves begraafplaatsen geeft het eigen vermogen van de begraafplaats aan, ontstaan uit de exploitatie van de begraafplaats. De activa en passiva die samenhangen met de begraafplaats, worden als volgt weergegeven in FRIS. De activa van de begraafplaats worden weergegeven onder 02.30 Begraafplaatsen. Het financieel overzicht begraafplaats geeft de toelichting op deze post. De passiva van de begraafplaatsen exclusief de post eigen vermogen van de begraafplaatsen worden weergegeven op rekening 23.40 Passiva begraafplaatsen. Het eigen vermogen van de begraafplaats staat op rekening 21.96 Reserves begraafplaatsen. Tot slot wordt de eventuele onderlinge rekening-courant verhouding geëlimineerd. De toelichting op deze post wordt gegeven in het financieel overzicht begraafplaats.
De staat van baten en lasten (rekening 95.50 en 65.50) omvat alleen de totale baten en de totale lasten van de begraafplaats. Er mag geen saldering van baten en lasten plaatsvinden.
De specificatie en de toelichting bij de baten en lasten vindt plaats in het financieel overzicht begraafplaats.
E. Bestuursverslag en verklaringen
E.1 Verslag van het College/Bestuur van de annexe stichting
Het College van kerkrentmeesters respectievelijk het College van diakenen stelt het bestuursverslag op. De kerkenraad stelt dit verslag vast. Het bestuur van de annexe stichting stelt het bestuursverslag op en stelt dit verslag ook vast.
Het bestuursverslag omvat de volgende onderdelen:
Toelichting financiële gang van zaken. In het bestuursverslag doet het College of het Bestuur van de annexe stichting verslag over de financiële gang van zaken van het afgelopen jaar. Hierin vergelijkt men op hoofdlijnen de begrote cijfers met de werkelijke cijfers ten aanzien van onderdeel A van de staat van baten en lasten, en licht de reden van grote afwijkingen toe. Ten aanzien van onderdeel B worden de incidentele en overige baten en lasten toegelicht. Met betrekking tot onderdeel C worden zowel de toevoegingen als de onttrekkingen aan de bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen toegelicht. Daarbij wordt ook kort het beleid achter de mutaties uiteengezet en worden grote afwijkingen tussen geplande onttrekkingen en werkelijke onttrekkingen toegelicht.
Toelichting financieel beleid en opbouw vermogen. In het bestuursverslag wordt ook kort het financieel beleid toegelicht. Hierbij wordt aandacht besteed aan de omvang van het vermogen en de relatie tussen dit vermogen en de operationele baten en lasten.
Ten aanzien van het vermogen dienen een aantal zaken te worden toegelicht over de opbouw van het vermogen. Hierbij moet aandacht worden besteed aan de volgende onderwerpen:
In de toekomst paragraaf schetst het College/bestuur belangrijke beleidspunten die van belang zijn voor de toekomst van de gemeente/diaconie.
In de Richtlijn controle jaarverslaggeving PKN wordt geregeld in welke controle categorie een gemeente of diaconie valt. Voor de controle categorie micro kan de gemeente, diaconie in het bestuursverslag volstaan met de toelichting zoals hiervoor omschreven onder 1.
E.2 Verklaringen
De Kerkenraad stelt het verslag en ook de jaarrekening vast en neemt met de verklaring de verantwoordelijkheid voor de jaarverslaggeving over van de Colleges (zie FRIS bijlagen en verklaringen). De verklaring bevat ook een tweede deel, de zogenaamde verklaring administratieve organisatie. Met deze verklaring geeft de Kerkenraad aan dat de administratieve organisatie op het punt van functiescheiding, belangrijke processen en regelingen op orde is. Een goede administratieve organisatie is van belang om goed financieel beheer te voeren, maar is ook van belang om eventuele fraude te voorkomen. Deze verklaring geeft aan dat de Kerkenraad de verantwoordelijkheid neemt dat de administratieve organisatie op orde is. De controle door de externe RA/AA of de twee financieel deskundigen omvat ook de juistheid van de verklaring over de administratieve organisatie.
Onder de verklaringen wordt het verslag van de externe accountant vermeld als dit een controleverklaring/beoordelingsverklaring is en dit wordt als bijlage opgenomen. Als er sprake is van een samenstellingsverklaring door een administratie- of accountantskantoor, is ook een verslag van twee onafhankelijke financieel deskundigen nodig. Dit verslag wordt ook opgenomen onder de verklaringen, samen met de verklaringen van de Kerkenraad. Zie voor het controleverslag van twee onafhankelijke deskundigen de verklaringen in FRIS. Alle verklaringen moeten digitaal in FRIS worden ingevuld en ingediend. Zie voor verdere informatie de richtlijn controle jaarverslaggeving.