Solvabiliteitsverklaring

Richtlijn Solvabiliteitsverklaring 2022, vastgesteld 10 maart 2022

Aanleiding en rechtsgrond richtlijn.

Met ingang van 1 mei 2018 is het Generale College voor de Behandeling van Beheerszaken (GCBB) in het leven geroepen. Dit College kan richtlijnen geven voor gemeenten en diaconieën en richtlijnen voor de Classicale Colleges voor de Behandeling van Beheerszaken (CCBB’s). Een van de taken van het GCBB is het zoveel mogelijk uniform handelen door de CCBB’s te bevorderen. Tevens heeft het GCBB als visie om richtlijnen bestemd voor de CCBB’s ook transparant te maken voor de gemeenten en diaconieën. Deze richtlijn geldt voor alle gemeenten en alle CCBB’s en voor diaconieën die een predikant beroepen.

1. Waarom een Solvabiliteitsverklaring?

In Ordinantie 3-3-1 staat dat het BMCV toestemming kan verlenen voor het beroepen van een predikant als de gemeente blijkens een verklaring van het classicale college voor de behandeling van beheerszaken in staat is om aan haar financiële verplichtingen te voldoen. De genoemde verklaring wordt aangeduid als een “Solvabiliteitsverklaring”. Indien er sprake is van beroepingswerk van een Lutherse gemeente, vraagt het CCBB advies aan de financiële commissie van de Lutherse synode.

Ordinantie 3-3-1 - De voorbereiding van de verkiezing van predikanten

  1. De kerkenraad vraagt alvorens tot beroepingswerk over te gaan toestemming aan het breed moderamen van de classicale vergadering. Deze toestemming wordt verleend indien:
    • de kerkenraad de predikant in werktijd van voldoende omvang kan beroepen dan wel naar het oordeel van het breed moderamen van de classicale vergadering voldoende gezocht heeft naar samenwerking met andere gemeenten
    • de door de kerkenraad beoogde werkzaamheden van de predikant naar het oordeel van het breed moderamen passen bij de werktijd van de te beroepen predikant
    • de gemeente blijkens een verklaring van het classicale college voor de behandeling van beheerszaken in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen.

Samengevat is deze zekerstelling om drie redenen van belang:

  • Er voor zorgen dat bij de aanstelling van de predikant bij de gemeente een zodanige financiële situatie blijft bestaan dat er sprake is van een, ook financieel gezien, vitale gemeente. Dit creëert een situatie waarbij de gemeente zowel haar verplichtingen jegens de predikant kan nakomen als andere verplichtingen, zoals adequaat onderhoud van de gebouwen en het betalen van kerkelijke werkers.
  • Voorkomen dat er een financiële situatie ontstaat die leidt tot vermindering van de werktijd van de predikant, waardoor er een wachtgeldverplichting ontstaat die betaald moet worden door de landelijke kerk en daarmee ten laste komt van andere gemeenten.
  • Zekerheid bieden aan de predikant: als hij/zij een beroep aanvaardt van een gemeente met een solvabiliteitsverklaring, dan kan hij/zij geruime tijd deze gemeente als predikant dienen.
    De genoemde argumenten om de solvabiliteit van een gemeente te toetsen, betekenen dat het CCBB niet alleen kijkt naar de kosten van de predikant, maar naar de totale financiële situatie van de gemeente (vermogen en de baten en lasten).

2. Wanneer is een solvabiliteitsverklaring (SV) vereist?

Teneinde toestemming te krijgen van het BMCV is in de volgende situaties is een Solvabiliteitsverklaring nodig:

  • Voor het beroepen van een predikant voor gewone werkzaamheden (ordinantie 3-3-1)
  • Het beroepen van een predikant in tijdelijke dienst (zie ordinantie 3-18-9/16)
  • Wanneer de werktijd van een gemeentepredikant wordt uitgebreid.
    Een Solvabiliteitsverklaring wordt afgegeven voor een jaar. Indien de vacature na dat jaar nog niet is vervuld en de omstandigheden zijn niet sterk gewijzigd, geeft het CCBB een verlenging van één jaar. Als de gemeente twee jaar na afgifte van de oorspronkelijke SV-verklaring weer een verlenging nodig heeft, dient de gemeente een nieuwe aanvraag te doen.

3. Welke informatie moet een gemeente aanleveren?

  1. Wie is precies de aanvrager. In het geval van een aanvraag namens een erkend samenwerkingsverband, duidelijk maken wie precies aanvraagt.
  2. Welke vacature betreft het en de gevraagde omvang van de predikantsplaats.
  3. De meest recente (en actuele) jaarrekening en begroting volgens de regels in de kerkorde (ordinantie 11-7-1). Deze zal meestal al in FRIS aanwezig zijn en hoeft dan niet aangeleverd te worden.
  4. De meerjarenraming zoals geregeld in de Richtlijn meerjarenraming. De kosten predikantsplaats in deze meerjarenraming moeten aansluiten bij de gevraagde omvang van de predikantsplaats.
  5. Een toelichting op de uitgangspunten die gebruikt zijn in de meerjarenraming. In de toelichting op de meerjarenraming dient in ieder geval een analyse van het geefgedrag van de vrijwillige bijdragen per leeftijdscategorie te zijn opgenomen.
  6. Een vigerend beleidsplan. Dit betreft een beleidsplan voor 4 jaar. De ingediende meerjarenraming dient aan te sluiten op dit beleidsplan.

De gemeente dient formeel één meerjarenraming in. Met betrekking tot de meerjarenraming kunnen er meerdere scenario’s gemaakt worden. Het beleid inzake het gekozen scenario moet duidelijk toegelicht worden, zodat voor het CCBB duidelijk is waarom voor dit scenario gekozen is. Deze toelichting moet zo veel mogelijk voorkomen dat er later nog aanvullende vragen gesteld moeten worden.
Bij een gemeente met wijkgemeenten wordt gekeken op het niveau van de centrale gemeente. De meerjarenraming is dan ook op dit niveau.

4. Toetsen aangeleverde informatie bij de aanvraag van de solvabiliteitsverklaring.

Het CCBB toetst de ingezonden informatie op volledigheid, of het voldoet aan de relevante richtlijnen en of de toelichting op de uitgangspunten duidelijk genoeg is. Als de ingezonden informatie niet aan deze eisen voldoet zal het CCBB nadere informatie vragen en zo nodig in overleg treden met de gemeente. Zodra de ingeleverde informatie wel aan alle eisen voldoet gaat het CCBB de aanvraag toetsen aan de criteria.

5. Welke criteria moeten gehanteerd worden bij de beoordeling?

  • a. Kan de gemeenten volgens de meerjarenraming de aangevraagde formatie 8 jaar lang betalen. Hierbij kan ook het vermogen worden ingezet. Er moet ook na 8 jaar zicht zijn op het kunnen doorbetalen van de predikant gedurende tenminste 3 jaar, zonder dat de gemeente in de financiële problemen komt.
  • b. De toelichting op de meerjarenraming en de onderbouwing van de meerjarenraming in relatie tot het beleidsplan van de gemeente moeten voldoende vertrouwen geven dat de meerjarenraming wordt gerealiseerd. Het CCBB zal dit beoordelen aan de hand van de kennis die het heeft van de gemeente en/of door middel van één of meer gesprekken met de gemeente.

6. Voorwaarden bij het verstrekken van de solvabiliteitsverklaring

Eventuele voorwaarden die door het CCBB aan de gemeente worden gesteld om een solvabiliteitsverklaring te krijgen, dienen schriftelijk te worden vastgelegd. Voorbeelden van deze afspraken zijn:

  • Een voorwaarde kan zijn dat voorziene tekorten worden gereserveerd in een bestemmingsreserve pastoraat, zodat duidelijk is dat dit deel van het vermogen nodig is voor de betaling van de aangestelde predikant en niet gebruikt mag worden voor andere bestedingen.
  • Een voorwaarde kan zijn dat er een materieel vast actief wordt verkocht om voldoende vermogen en liquiditeit te hebben.

Het CCBB geeft op basis van het definitieve besluit een solvabiliteitsverklaring af aan de kerkenraad met een kopie aan het college van kerkrentmeesters. Wanneer er voorwaarden worden gesteld zal de brief met de voorwaarden door de kerkenraad en het college van kerkrentmeesters binnen 30 dagen getekend voor acceptatie worden teruggestuurd aan het CCBB.

7. Processtappen

  1. De kerkenraad doet een complete aanvraag gericht aan het BMCV of rechtstreeks aan het CCBB. Dit verschilt per classis. Deze richtlijn beoogt niet de bestaande goedlopende praktijk op dit punt te wijzigen.
  2. Als de aanvraag is ingediend bij het CCBB, stuurt deze het BMCV een bericht ter informatie dat er een aanvraag is ingediend.
  3. Het CCBB voert de toetsing op de kwaliteit van de ingezonden informatie, zoals beschreven bij punt 4, uit.
  4. Tijdens het proces van beoordelen overlegt het CCBB, indien nodig, regelmatig met het BMCV met behoud van ieders verantwoordelijkheid.
  5. Indien nodig overlegt het CCBB met de aanvragende gemeente. Indien het CBBB voorwaarden wil stellen aan de Solvabiliteitsverklaring overlegt het in ieder geval met de gemeente.
  6. Zodra alle informatie duidelijk is toetst het CCBB de informatie aan de criteria en stelt een besluit op wat vanuit financieel oogpunt het maximum van de predikantsbezetting voor de betreffende vacature is. Dit inclusief eventuele voorwaarden. (de Solvabiliteitsverklaring).
  7. Het CCBB deelt het besluit mede aan de gemeente al dan niet voorzien van voorwaarden. In het geval dat er sprake is van voorwaarden laat de kerkenraad en het college van kerkrentmeesters van de aanvragende gemeente binnen 30 dagen aan het CCBB weten of de gestelde voorwaarden geaccepteerd zijn.
  8. Het CCBB deelt het besluit inzake de Solvabiliteitsverklaring mede aan het BMCV.
  9. Het BMCV neemt een besluit over de toestemming voor het starten van het beroepingswerk en het werktijdpercentage waarvoor beroepen kan worden.
  10. Het BMCV deelt het besluit mee aan de aanvragende gemeente. Het CCBB ontvangt een kopie van dit besluit.

Deze richtlijn is vastgesteld in de vergadering van het GCBB van 10 maart 2022 en gaat in voor aanvragen voor een Solvabiliteitsverklaring vanaf 1 april 2022.