Verscherpt toezien

Richtlijn verscherpt toezien Generale Regeling 12 artikel 3

Aangepast 22-01-2022 definitie van de buffer en 8-12-2022 herwaarderingsreserves, zie bij criteria.**

Inleiding.

Het financieel beheer van de plaatselijke gemeente of plaatselijke diaconie is primair een taak van het College van kerkrentmeesters dan wel het College van diakenen en de kerkenraad is eindverantwoordelijk. Bovenplaatselijke bemoeienis is gericht op versterking daarvan. Alleen als er gegronde redenen zijn, kan het Classicale College voor Behandeling van Beheerszaken (CCBB) verscherpt toezien instellen.

In ordinantie 11 artikel 8 staat dat het CCBB verscherpt toezien kan instellen wanneer:

de begrotingen en jaarrekeningen niet zijn ingezonden of
wanneer het overleg als bedoeld in ordinantie 11 artikel 7-2 niet heeft geleid tot, een naar het oordeel van het CCBB, verantwoorde begroting of jaarrekening dan wel
wanneer er gevaar is dat niet of onvoldoende aan verplichtingen kan worden voldaan.

In hetzelfde artikel 8 staat dat het CCBB onder met redenen omklede mededeling daarvan aan de kerkenraad, kan besluiten dat het college van kerkrentmeesters of het college van diakenen onder verscherpt toezien wordt geplaatst.

In de Generale Regeling 12 is dit verscherpt toezien in artikel 3 nader geregeld.

Deze richtlijn regelt hoe CCBB’s met het verscherpt toezien om moeten gaan.

De jaarlijkse beoordeling.

De CCBB’s beoordelen jaarlijks de ingediende begroting en de ingediende jaarrekening. Indien ze bij deze beoordeling een potentieel risico zien dat er niet of onvoldoende aan verplichtingen kan worden voldaan, zullen ze dit allereerst signaleren. Indien dit signaleren het risico niet weg neemt, zullen ze overgaan tot waarschuwen. Indien dat ook niet het gewenste effect heeft gaan ze over tot verscherpt toezien. Door deze aanpak geeft het CCBB de gemeente of diaconie de gelegenheid zelf het gesignaleerde probleem op te lossen.

In bijzondere gevallen waarbij er sprake is van een urgent risico kan het CCBB direct tot het instellen van verscherpt toezien besluiten.

Wanneer is er in ieder geval sprake van verscherpt toezien.

Zoals hiervoor aangegeven is het aan het CCBB om bij de jaarlijkse beoordeling vast te stellen of er sprake is van een zodanige situatie dat er verscherpt toezien moet worden ingesteld. Deze richtlijn regelt niet uitputtend in welke gevallen tot verscherpt toezien moet worden overgegaan. Dat is de beleidsvrijheid van de CCBB’s. Teneinde de rechtsgelijkheid te bevorderen geeft deze richtlijn wel een aantal situaties aan waarbij in ieder geval tot verscherpt toezien moet worden overgegaan.

Deze zijn:

De gemeente/diaconie heeft al twee maal geen begroting of jaarrekening ingediend. In dat geval kan het CCBB het risico bij gebrek aan informatie niet beoordelen en is verscherpt toezien instellen noodzakelijk om helderheid te krijgen over de financiële situatie van de betreffende gemeente/ diaconie.
De gemeente/diaconie is insolvabel volgens de definitie van deze richtlijn (zie GR 12 artikel 4 en 5).

Vaststellen van insolvabiliteit.

Overwegingen en uitgangspunten.

Artikel 3 lid 4 van GR12 spreekt van een situatie waarbij het CCBB vaststelt dat de gemeente niet meer aan haar verplichtingen zal kunnen voldoen, waarbij de gemeente is gehouden mee te werken aan die maatregelen, die naar het oordeel van het CCBB noodzakelijk zijn om, al dan niet tezamen met andere gemeenten, weer aan die verplichtingen te kunnen voldoen.
Artikel 3 lid 5 van GR12 geeft aan dat het GCBB bevoegd is richtlijnen op te stellen voor de wijze van vaststelling van insolvabiliteit.
De richtlijn verslaggeving begroting en jaarverslaggeving PKN zoals door het GCBB vastgesteld op 30 oktober 2018 en gewijzigd op 10 oktober 2019, geeft duidelijke definities van de begrippen die een rol spelen bij het vaststellen of er sprake is van insolvabiliteit.
Zodra een gemeente of diaconie volgens het classificatiesysteem in categorie C of D terecht komt, is de gemeente, diaconie verplicht een meerjarenraming in te dienen volgens de richtlijn meerjarenraming.

Criteria.

Er moet sprake zijn van structurele tekorten en deze tekorten moeten op basis van de meerjarenbegroting over maximaal 5 jaar tot insolvabiliteit leiden.
Van insolvabiliteit (niet meer aan de verplichtingen kunnen voldoen) is sprake als aan één van de twee volgende voorwaarden is voldaan:

a. de vrije buffer is nul of negatief. Onder vrije buffer wordt verstaan: het saldo van de Algemene reserve + herwaarderingsreserves niet kerkelijke en kerkelijke activa - waarde kerkelijke activa (nodig voor kerkelijke activiteiten) . Deze definitie sluit aan bij het huidige classificatiemodel van het CCBB.

b. de liquiditeit (liquide middelen plus beleggingen) is nul of negatief. Het moment waarop dit aan de orde is blijkt uit de meerjarenraming van de betreffende gemeente. Dit alles op basis van een jaarrekening/meerjarenraming die is opgesteld volgens de richtlijn verslaggeving PKN. Dit betekent dat de noodzakelijke voorzieningen zijn getroffen en er inzicht is in het eigen vermogen en dat dit eigen vermogen ook juist is bepaald.

Procedure Instellen verscherpt toezien.

Het CCBB stelt pas verscherpt toezien in nadat de gemeente, diaconie of classicale vergadering is gewaarschuwd of is gevraagd maatregelen te nemen die leiden tot een financieel beheer dat aan de gestelde eisen van ord 11. 21 voldoet. Door tijdig te signaleren en/ of te waarschuwen geeft het CCBB de gemeente, diaconie of classicale vergadering de tijd om zelf adequate maatregelen te nemen. Hiermee wordt voorkomen dat verscherpt toezien moet worden ingesteld. Bij bijzondere omstandigheden kan het CCBB direct overgaan tot het instellen van verscherpt toezien.
Het verscherpt toezien is er op gericht om zodanige maatregelen te nemen dat de oorzaak van het verscherpt toezien wordt weggenomen.
Het CCBB zal alvorens tot verscherpt toezien over te gaan, overleg voeren met de betreffende gemeente en diaconie. De gemeente of diaconie wordt hierdoor nogmaals in de gelegenheid gesteld aan te geven welke maatregelen zij denkt te nemen om verscherpt toezien te voorkomen.
Indien stap 3 niet tot het gewenste resultaat leidt, neemt het CCBB het besluit tot verscherpt toezien en stelt het college en de kerkenraad, met redenen omkleed, op de hoogte alsmede het Breed Moderamen van de classicale vergadering (BMCV) met opgave van de ingangsdatum.
Volgens GR 12, artikel 3, lid 2 kan het CCBB bepalen dat het college van kerkrentmeesters of het college van diakenen eerst na voorafgaande toestemming bevoegd is tot bepaalde rechtshandelingen. Dit om te voorkomen dat er rechtshandelingen worden verricht die de situatie zouden kunnen verslechteren tijdens de onderzoeksfase.
Volgens GR 12, artikel 3, lid 3 kan het CCBB besluiten om gedelegeerden aan te wijzen. Deze gedelegeerden hebben als rol om binnen het betreffende college de (voorgenomen) besluitvorming te stroomlijnen/filteren. De regels voor de besluitvorming blijven conform de kerkorde zoals de noodzakelijke instemming van de kerkenraad en voorafgaande toestemming van het CCBB. Als een gedelegeerde instemt met een besluit wil dat dus niet zeggen dat het CCBB dat ook automatisch goed keurt. De gedelegeerde neemt dus niet de positie van het CCBB over.
De volgende stap is de onderzoeksfase waarbij, in overleg met de betreffende gemeente/ diaconie, wordt onderzocht welke maatregelen nodig zijn om de ontstane situatie op te lossen. Hierbij worden alle opties onderzocht.
Indien er gedurende de onderzoeksfase in het kader van insolvabiliteit een noodzaak blijkt tot tijdelijke financiële ondersteuning stelt het CCBB dit vast en doet het CCBB een beroep op de commissie steunverlening. Dit om zeker te stellen dat het geheel van maatregelen leidt tot het opheffen van de insolvabiliteit.
Indien in de onderzoeksfase blijkt dat het opheffen van de gemeente een optie is, wordt een liquidatiebalans opgesteld. Dit om zoveel mogelijk te voorkomen dat, mocht het tot opheffen komen, er eventueel een negatief liquidatiesaldo ontstaat.
Op basis van deze onderzoeksfase stelt het CCBB de te nemen maatregelen vast en zijn de colleges en de kerkenraad conform art 3 lid 1 gehouden de aanwijzingen van het CCBB op te volgen. Het CCBB brengt deze aanwijzingen onverwijld ter kennis van het BMCV.
Indien op basis van deze onderzoeksfase, vermindering werktijd predikant één van de maatregelen is, geldt de procedure, zoals vastgelegd in het advies aan de kleine synode. Zie bijlage 1 vastgesteld in GCBB vergadering van 23 mei 2019 en aangepast 21 oktober 2019.
De volgende stap is het doorvoeren van de aanwijzingen door de kerkenraad en colleges.
Het CCBB moet vervolgens vaststellen dat de genomen maatregelen het gewenste effect hebben.
Het CCBB heeft, nadat ze dit heeft vastgesteld, het verscherpt toezien op en communiceert dit naar alle betrokkenen.

Deze richtlijn is door het Generaal college voor de behandeling van beheerszaken (GCBB) vastgesteld in haar vergadering d.d. 20 november 2019.