Richtlijn verslaggeving bij samengaan gemeenten en diaconieën opgesteld door het Generaal College voor de Behandeling van Beheerszaken vastgesteld op 20 april 2023
Reikwijdte en achtergrond Deze richtlijn heeft betrekking op de jaarverslaggeving van alle plaatselijke gemeenten en diaconieën van de Protestantse Kerk in Nederland.
Aanleiding en rechtsgrond Met ingang van 1 mei 2018 is het Generaal College voor de Behandeling van Beheerszaken (GCBB) in het leven geroepen. Het college kan richtlijnen geven en modellen voorschrijven voor jaarrekeningen van gemeenten, diaconieën en kerkelijke stichtingen. De achtergrond voor deze specifieke richtlijn ligt in het feit dat gemeenten en diaconieën in toenemende mate fuseren. In de Protestantse Kerk noemen we dat samengaan. Duidelijkheid over het indienen van begrotingen en jaarrekeningen in het geval van samengaan is van belang. Deze richtlijn schrijft voor op welke wijze gemeenten/diaconieën hun begroting en jaarrekening inzake het boekjaar voor het samengaan moeten indienen bij het Classicaal College voor de Behandeling van Beheerszaken (CCBB) en de wijze waarop de begroting en jaarrekening van het eerste jaar van samengaan moet worden ingediend.
Commentaar op deze richtlijn Deze richtlijn is zorgvuldig tot stand gekomen, maar het kan zijn dat je in de praktijk tegen zaken aanloopt die niet in deze richtlijn worden behandeld of problemen geven. In dat geval ontvangt het GCBB graag je commentaar en aanbevelingen. Deze worden dan behandeld door het GCBB en leiden zo nodig tot het aanpassen van de richtlijn voor het volgende verslagjaar. Ook nieuwe wetgeving kan leiden tot aanpassingen. Het GCBB streeft ernaar deze wijzigingen steeds tijdig voor aanvang van het nieuwe verslagjaar bekend te maken.
Deze richtlijn kan worden aangehaald als de ‘Richtlijn verslaggeving bij het samengaan van gemeenten en diaconieën in de PKN’.
De verdere uitwerking is verwerkt in onderstaande artikelen.
Ongeacht de werkelijke juridische datum van samengaan, wordt qua verslaggeving in FRIS bij zowel de begroting als de jaarrekening een datum van samengaan per 1 januari van het eerste jaar van samengaan voorgeschreven.
In deze richtlijn worden de gemeenten/diaconieën zoals ze bestonden voor het jaar van samengaan aangeduid als oude rechtspersonen, en de rechtspersoon die ontstaat in het jaar van samengaan als de nieuwe rechtspersoon. Er zijn twee vormen van samengaan. De oude rechtspersonen gaan op in een nieuwe rechtspersoon, gemakshalve ‘samengaan’ genoemd, of de oude rechtspersonen gaan op in een van de oude rechtspersonen, gemakshalve ‘samenvoegen’ genoemd. In beide gevallen is er sprake van oude rechtspersonen en één nieuwe rechtspersoon.
De nieuwe rechtspersoon dient middels FRIS de samengevoegde begrotingen inclusief die van de oude rechtspersonen in bij het CCBB, zodra er in het jaar voor het samengaan een gemeentenummer beschikbaar is in FRIS. Bij samenvoeging wordt het oude gemeentenummer gebruikt. De voorwaarden waaronder bij samengaan een nieuw gemeentenummer kan worden verkregen, zijn beschreven in de handleiding en stappenplan bij samengaan van gemeenten.
Indien het moment van juridisch samengaan in het boekjaar van samengaan noodgedwongen in de loop van een jaar plaatsvindt, dienen de oude rechtspersonen middels FRIS hun begrotingen in bij het CCBB. Vragen over deze begrotingen worden behandeld door de rechtspersoon die rechtsgeldig de oude rechtspersonen vertegenwoordigt op het moment van het behandelen van de vragen. Teneinde de jaarrekening van het boekjaar van samengaan te kunnen invoeren, moet de nieuwe rechtspersoon eerst de samengevoegde begroting van de oude rechtspersonen in FRIS invoeren. Deze begroting wordt niet beoordeeld door het CCBB.
De nieuwe rechtspersoon stelt een (samengestelde) jaarrekening op van de nieuwe rechtspersoon vanaf 1-1 van het boekjaar van samengaan, ongeacht de werkelijke datum van samengaan. De beginbalans per 1-1 van dit boekjaar van samengaan is gelijk aan de eindbalansen van het voorgaande boekjaar van de oude rechtspersonen die zijn samengegaan. Hoe dit technisch gerealiseerd kan worden staat beschreven in de handleiding samengaan gemeenten. Mocht het samengaan in de loop van het jaar plaatsvinden, dan wordt de jaarrekening opgesteld over het gehele volledige boekjaar.
Deze richtlijn gaat in met ingang van het boekjaar 2023 en is dus voor het eerst van toepassing op de begroting 2024 en de jaarrekening 2023.