Controle

Richtlijn Controle jaarverslaggeving PKN, versie boekjaar 2022, vastgesteld 15 september 2022. Aangepast 26 september 2023.

Belangrijkste wijzigingen:
Er is een nieuw artikel 10 toegevoegd. In artikel 12 en 13 is de overgangsperiode verlengd tot het boekjaar 2024. Tevens is de bijlage behorende bij deze richtlijn aangepast.

Reikwijdte en achtergrond
Deze richtlijn heeft betrekking op de jaarverslaggeving van alle plaatselijke gemeenten en diaconieën van de Protestantse Kerk in Nederland.

Aanleiding en rechtsgrond richtlijn
Met ingang van 1 mei 2018 is het GCBB in het leven geroepen. Het College kan richtlijnen geven en modellen voorschrijven voor jaarrekeningen van gemeenten en diaconieën en kerkelijke stichtingen.

De achtergrond voor deze specifieke richtlijn is gelegen in de volgende argumenten:
● Het is van belang dat de financiële gegevens van gemeenten en diaconieën betrouwbaar zijn. Dit teneinde een betrouwbare basis te hebben voor het beleid van de gemeente en een betrouwbare verantwoording aan de leden van de gemeente.
● Tevens kan effectief toezien alleen plaatsvinden op basis van betrouwbare informatie.
● Op het niveau van de landelijke kerk zijn afspraken gemaakt met de belastingdienst over het uitvoeren van intern toezicht ten behoeve van de groepsvrijstelling onder ANBI. In het kader van toezicht op toezicht is er in de Richtlijn begroting en jaarverslaggeving PKN geregeld dat de kerkenraad verklaart dat de in FRIS opgenomen jaarverantwoording conform de richtlijn is opgesteld. Hij doet dit mede op grond van de verklaring van een controlecommissie of een accountant.
● In ordinantie 11.6.4 is geregeld dat elk jaar voor vaststelling van de jaarrekeningen de financiële administratie van de gemeente en de diaconie wordt gecontroleerd door een door de kerkenraad aan te wijzen registeraccountant of accountant-administratieconsulent, dan wel twee andere onafhankelijke deskundigen.
● Er is behoefte aan meer duidelijkheid over de invulling van ordinantie 11.6.4. Welke mate van controle is gewenst en in welke situaties moet een registeraccountant of een accountantadministratieconsulent de controle uitvoeren.

Deze richtlijn schrijft voor bij welke gemeenten/diaconieën de kerkenraad een registeraccountant of accountant-administratieconsulent moet aanwijzen. De richtlijn geeft tevens aan met welke reikwijdte en diepgang de door de kerkenraad aangewezen financieel deskundigen per type gemeente/diaconie de controle moeten uitvoeren.

Commentaar op deze richtlijn
Deze richtlijn is zorgvuldig tot stand gekomen, maar het kan altijd zo zijn dat u in uw praktijk tegen zaken aanloopt die of niet in deze richtlijn zijn behandeld, of andere problemen geven. In dat geval ontvangt het GCBB graag uw commentaar en aanbevelingen. Deze zullen dan behandeld worden door het GCBB en zo nodig leiden tot het aanpassen van de richtlijn voor het volgende verslagjaar. Ook nieuwe wetgeving kan leiden tot aanpassingen. Het GCBB streeft ernaar deze wijzigingen steeds tijdig voor aanvang van het nieuwe verslagjaar bekend te maken.

Deze richtlijn kan worden aangehaald als de Richtlijn Controle Jaarverslaggeving PKN.

De verdere uitwerking is verwerkt in onderstaande artikelen.

De jaarrekening dient voor vaststelling te worden gecontroleerd door een door de kerkenraad aan te wijzen registeraccountant of accountants-administratieconsulent dan wel twee andere financieel deskundigen, conform het bepaalde in ordinantie 11-6-4. De kerkenraad heeft de eindverantwoordelijkheid voor de correcte uitvoering van de controle volgens de voorschriften van deze richtlijn.
De omvang en de diepgang van de uit te voeren controle van de jaarrekening is afhankelijk van het financiële risicoprofiel van de gemeente of de diaconie. Hierbij wordt gekeken naar de volgende aspecten:
- Aantal wijkgemeenten
- Personeel in loondienst
- Beleggingen in vastgoed
- Overige beleggingen
- Horeca-activiteiten
- Omvang van de baten. Op basis van deze aspecten wordt door FRIS een controlecategorie bepaald. Bij de bepaling van de controlecategorie wordt gebruik gemaakt van wegingsfactoren voor de bovengenoemde aspecten. De totaalscore van de wegingsfactoren bepaalt de controlecategorie. De aspecten, de wegingsfactoren en de totaalscores kunnen jaarlijks door het GCBB worden aangepast.
De controlecategorieën zijn:
- Micro
- Klein
- Middelgroot
- Groot.
Per controlecategorie zijn de uit te voeren controles en de eisen aan de uitvoerders van de controles bepaald.
Voor de uitvoering van de controle geldt: a. bij de controlecategorieën Micro, Klein en Middelgroot moet de controle uitgevoerd worden door twee financieel deskundigen. De controle kan eventueel uitbesteed worden aan een accountant-administratieconsulent of een registeraccountant. b. bij de controlecategorie Groot moet de controle uitgevoerd worden door een accountant-administratieconsulent of een registeraccountant.
Voor het toe te passen controleprogramma geldt: a. Bij de controlecategorieën Micro, Klein en Middelgroot moet gebruik gemaakt worden van de in FRIS opgenomen controleprogramma’s. De omvang en diepgang van de controleprogramma’s is verschillend per controlecategorie, waarmee recht gedaan wordt aan de verschillende risicoprofielen. De vragenlijsten behorend bij de controleprogramma’s en de daarbij behorende verklaringen moeten digitaal in FRIS worden ingevuld en beantwoord. b. Bij de controlecategorie Groot maakt de accountant-administratieconsulent of de registeraccountant gebruik van een eigen controleprogramma, dat moet voldoen aan de gebruikelijke eisen en daarnaast rekening moet houden met de voor de Protestantse Kerk specifieke aspecten, zoals die zijn vastgelegd in de kerkorde, de generale regelingen en de GCBB-richtlijnen.
Voor de rapportage van de uitkomsten van de controle geldt: a. bij de controlecategorieën Micro, Klein en Middelgroot moeten de conclusies en aanbevelingen van de controle digitaal worden vastgelegd in FRIS. b. bij de controlecategorie Groot is alleen een controle- of een beoordelingsverklaring toegestaan. In de verklaring moet gerefereerd worden aan de voor het boekjaar geldende GCBB-richtlijnen. Dat betreft in ieder geval de ‘Richtlijn begroting en jaarverslaggeving Protestantse Kerk. De controle- of beoordelingsverklaring moet geüpload worden in FRIS.
Op basis van de gegevens in de jaarrekening wordt volgens de in artikel 2 beschreven methode een controlecategorie berekend voor het betreffende boekjaar. Om te voorkomen dat de toe te passen controlecategorie, en daarmee de uit te voeren controles en eventueel de uitvoerende partijen, jaarlijks kunnen wijzigen, moet de toe te passen controlecategorie twee boekjaren hetzelfde zijn voordat er een wijziging kan komen. Voor het jaar van een wijziging wordt de controlecategorie bepaald op wat voor dat jaar de berekende controlecategorie is en wordt dus niet naar voorgaande jaren gekeken. De bepaling van de toe te passen controlecategorie wordt uitgevoerd door FRIS.
Bijgaand schema geeft een toelichting op dit punt.
Het staat de gemeente of diaconie vrij om een hogere controlecategorie toe te passen dan die welke op basis van artikel 8 door FRIS is bepaald.
Bij de indeling in de hoogste categorie is er bij de wegingsfactoren van de aspecten vastgoedbeleggingen en overige beleggingen uitgegaan van het uitbesteden van het beheer bij een belegd vermogen waarin € 1.000.000 of meer belegd is in aandelen, certificaten van aandelen, alternatieven en aandelenfondsen. Als het CCBB constateert dat het beheer niet is uitbesteed kan ze met redenen omkleed alsnog de betreffende gemeente verplichten een controle uit te voeren zoals omschreven in artikel 5 a van deze richtlijn.
Voor het eerste boekjaar, waarop deze richtlijn van toepassing is, wordt, in tegenstelling tot het bepaalde in artikel 8, geen rekening gehouden met het voorgaande boekjaar. De risicocategorie wordt dan alleen bepaald op basis van de gegevens van het eerste boekjaar. Het eerste boekjaar is het ingangsjaar van deze richtlijn, zoals bepaald in artikel 13, of het eerste boekjaar waarvoor door een gemeente of een diaconie een jaarrekening is ingediend in FRIS, bijvoorbeeld bij een nieuwe gemeente na een fusie.
Bij de invoering van deze richtlijn is er een overgangsperiode van twee jaar. Bij GCBB besluit van 26 september 2023 is de periode met een jaar verlengd. Gedurende deze periode kunnen gemeenten en diaconieën kiezen voor een lagere controlecategorie dan door FRIS is bepaald, waarbij alleen voor de controlecategorie Micro gekozen kan worden, als aan de criteria voor deze controlecategorie is voldaan.
De overgangsperiode is bedoeld om de gemeenten en diaconieën de tijd te geven om aan de eisen van de voor de toekomst te verwachten controlecategorie te voldoen, bijvoorbeeld door het aanpassen van de eigen interne procedures en administratieve organisatie. Gemeenten en diaconieën die in de controlecategorie Groot zullen vallen, maar nog geen externe accountant hebben, kunnen de overgangsperiode gebruiken om een externe accountant te selecteren en die minimaal een beoordelingsopdracht te geven. In die gevallen waarbij nu al een accountant is aangewezen die alleen een samenstellingsopdracht heeft, dient bij een indeling in de controlecategorie Groot de opdracht tijdig omgezet te worden in minimaal een beoordelingsopdracht.
In die gevallen waarbij nu een samenstellingsopdracht aan een administratiekantoor of een accountant is gegeven zijn de artikelen 6 en 7 bij een indeling in de controlecategorieën Micro, Klein en Middelgroot onverkort van toepassing. Dit betekent dat aanvullend op of in plaats van het accountants- of administratiekantoor, dat de samenstellingsopdracht uitvoert, een controlecommissie moet worden aangesteld door de kerkenraad. Het is toegestaan dat het administratie- of accountantskantoor zelf uit het eigen personeelsbestand deskundigen aanwijst die het bepaalde in de artikelen 6 en 7 uitvoeren, als de kerkenraad bij de opdracht heeft aangegeven dat het administratie- of accountantskantoor ook de controle zal uitvoeren.
Deze richtlijn gaat in met ingang van het boekjaar 2022 en is dus voor het eerst van toepassing op de jaarrekening 2022. Daardoor heeft de in artikel 12 genoemde overgangsperiode betrekking op de boekjaren 2022 en 2023. Bij GCBB besluit van 26 september 2023 is de periode met een jaar verlengd tot en met boekjaar 2024.