Handleiding bij de richtlijn Financieel Beheer en toezicht kerngemeenten.
Inleiding
De verwachting is dat er in de komende jaren steeds meer kerngemeenten zullen ontstaan. Op de website van de protestantse kerk staan documenten met een stappenplan, een beleidskader en een leeswijzer. Zie: https://protestantsekerk.nl/zoeken/?q=kerngemeente
Wij laten het voortraject dat zal bestaan uit veel overleg tussen de nieuw te vormen kerngemeente, de classis en CCBB’s buiten beschouwing. Voor de notariële kant van zaken, de inschrijving en de ANBI aanvraag verwijzen we naar het stappenplan. Wij richten ons op het interne vervolgtraject, dat wil zeggen de administratieve stappen die in LRP en FRIS genomen moeten worden nadat de overeenkomst is getekend.
Betrokken partijen.
Er zijn een aantal partijen betrokken bij het vormen van deze kerngemeente, zoals:
o De afdeling KSO van de ledenadministratie (LRP) in verband met het uitgeven van een gemeentenummer en het overzetten van leden uit de bestaande pionierende wijkgemeente naar de kerngemeente.
o De afdeling Juridische zaken (hierna JuZa) die de gemeentenaam en de statuten moet goedkeuren.
Datum van ontstaan cq. ingangsdatum van de nieuwe rechtspersoon “Kerngemeente” In het beleidskader kerngemeenten wordt onder Bepalingen 1. artikelen 1 t/m 4 de procedure beschreven. De besluitvorming zal plaatsvinden in een synodevergadering die gewoonlijk plaatsvindt in april of oktober. Dat betekent dat er ook twee ingangsdata kunnen voorkomen, aansluitend aan die goedkeuring door de synode. De verwerking in FRIS kan pas beginnen nadat KSO-LRP een gemeentenummer voor de kerngemeente heeft vastgesteld. Volgens de interne werkafspraken kan dat als aan de volgend voorwaarden is voldaan :
Aan te leveren gegevens voor LRP-registratie:
Eventueel extra:
Verwerking van gegevens in FRIS, ingangsdatum 1 januari van een jaar, stel 01-01-2024.
De bestaande pionierswijk zal de financiële gegevens niet meer aangeleverd hebben bij de moedergemeente. Omdat vanaf de laatste synodevergadering al is dat er met ingang van het nieuwe jaar een kerngemeente ontstaat, ligt het voor de hand dat de moedergemeenten de cijfers van de nieuw te vormen kerngemeente niet opneemt in de begrotingen voor het komend jaar (2024). De nieuwe gemeente start dan ook met het inleveren van de begroting voor het komend jaar 2024. Verwerking in FRIS, nadat het gemeentenummer door KSO-LRP is doorgegeven aan de kerngemeente.
Vooraf: Aangeraden wordt te beginnen met de meerjarenbegroting. Daarvoor is een blanco exemplaar beschikbaar zodra het gemeentenummer in LRP is aangemaakt. De blanco meerjarenraming kan gebruikt worden voor iedere nieuwe gemeente, waarvoor er nog geen stukken in FRIS zijn ingediend. Het voordeel daarvan is dat de begroting 2024 daarna via de meerjarenraming kan worden ingelezen.
Begrotingen 2024, inleveren 15-12-2023. (Als KSO-LRP later is met het afgeven van het nieuwe kerngemeentenummer, eenmalig 6 weken uitstel geven)
Jaarrekening 2023, inleveren 15-06-2024
Begroting 2025, inleveren 15-12-2024
Jaarrekening 2024 inleveren 15-06-2025
Verwerking van cijfers in FRIS, ingangsdatum in de loop van een jaar, stel 01-06-2024.
De bestaande pionierswijk zal de begrote cijfers voor 2024 aangeleverd hebben bij de moedergemeente. Het ligt dus voor de hand dat de moedergemeenten de cijfers van de nieuw te vormen kerngemeente heeft opgenomen in de begrotingen voor het komend jaar (2024). De nieuwe gemeente start dan met het inleveren van de begroting voor het volledige jaar 2024. Daarmee wordt de ingangsdatum administratie dus op 1 januari van het verslagjaar gezet.
Opmerking vooraf.
De kerngemeente begint een nieuwe administratie. Met de moedergemeente moet worden afgesproken per wanneer de administratie van de kerngemeenten wordt afgesplitst van de moedergemeente. Het handigste is om dat al per 01-01-2024 te doen. Lukt dat niet dan wordt een andere datum afgesproken, maar wel zodanig dat op 31-12-2024 de cijfers van de kerngemeente over heel 2024 kunnen worden opgenomen en FRIS en niet meer worden opgenomen in de jaarrekening van de moedergemeente.
Verwerking in FRIS, nadat het gemeentenummer door KSO-LRP is doorgegeven aan de kerngemeente.
Begrotingen 2024, inleveren 01-07-2024. (Als KSO-LRP later is met het afgeven van het nieuwe kerngemeentenummer, eenmalig 6 weken uitstel geven).
Jaarrekening 2023, inleveren 15-06-2024
Begroting 2025, inleveren 15-12-2024
Kerngemeente levert de begroting in. Daarin staat dan:
o De cijfers van de begroting 2025.
o De cijfers van de begroting 2024.
o Exploitatiecijfers 2023 worden alleen ingevuld als de cijfers vanuit de moedergemeente af te splitsen zijn
o Er moet een meerjarenraming 2024 meegeleverd worden.
Jaarrekening 2024 inleveren 15-06-2025